HR GOES CLOUD

VERÄNDERTE AUSWAHLPROZESSE AUS SICHT FÜHRENDER HR-CLOUD-ANBIETER
Experten-Interviews
Viele Unternehmen nutzen die angebotenen Standardlösungen der HR-Cloud-Anbieter, um die lang ersehnte Prozessharmonisierung und -vereinfachung voranzutreiben. Als Bindeglied zwischen HR-Bereich und IT-Anbieter/Implementierer kennen wir die Bedarfe und Anforderungen beider Seiten.

Cloud Computing und mobile HR-Apps setzen sich durch

Heiko Lämmrich
Digital HR Transformation

Cloud Computing und Big Data werden sich durchsetzen. Social Media und neue Collaboration Tools werden für den Wissensaustausch unternehmensintern genutzt und unsere Zusammenarbeit verändern.

Die digitale Transformation schreitet weiter voran und wird das Angebot an HR-Software weiter stark verändern. Für Personaler ist diese Dynamik Fluch und Segen zugleich. Angesichts der zunehmenden Zahl an Anbietern und Software-Tools wird die Auswahl der geeigneten HR-IT-Lösungen deutlich komplexer.

Während bislang ausgefeilte Lastenhefte wesentliche Teile des Auswahlprozesses bestimmten, rücken heute einerseits die funktionalen Interessen des Personalbereichs und seiner Kunden sowie andererseits die Standardisierung auf Basis von Best-Practice-Prozessen stärker in den Mittelpunkt.

Häufig wird bereits im Vorfeld der eigentlichen Systemauswahl entschieden, ob eine Cloud-Lösung überhaupt in Betracht gezogen werden soll. Diese Entscheidung beruht meist auf externen und internen Compliance- und Sicherheitsanforderungen, z.B. auf nationalen Gesetzen, die die Ablage sensitiver Daten in der Cloud einschränken. Meistens wird in diesen Prozessen festgestellt, dass Cloud-Lösungen nicht pauschal verworfen werden können, sondern neue und weitere Informationen beschafft werden müssen. Typische Fragestellungen sind:

  • Wie innovativ ist die Lösung?
  • Ist die Schnelligkeit der Einführung ein Vor- oder ein Nachteil?
  • Wie überzeugen wir Nutzer auf allen Unternehmensebenen?
  • Werden angebotene Erweiterungen benötigt?
  • Ist eine Trennung von Datenspeicherung und -nutzung möglich?
  • Wo müssen Daten auditiert werden können?
  • Kann eine Cloud-Lösung in die bestehende komplexe IT-Landschaft integriert werden?

Schließlich müssen sich die Fachabteilungen die Frage stellen, ob sie  die von Cloud-Lösungen gelieferte höhere Standardisierung wirklich wollen. In vielen Unternehmen werden die angebotenen Standardlösungen genutzt, um die lang ersehnte Prozessharmonisierung und -vereinfachung voranzutreiben.

Unsere Fragen an führende Anbieter von HR-Cloud-Lösungen

Die Interviews führten Dr. Heiko Lorson und Heiko Lämmrich

  • Was sind die Erfolgsfaktoren eines HR-IT-Auswahlprojektes in punkto Prozesse, Organisation, Standardisierung, …?
  • Welche Anforderungen stellen Sie an die ausschreibenden Unternehmen?
  • Was sind für Sie die typischen Phasen eines HR-IT-Auswahlprojektes?
  • Erwarten Sie noch ein Lasten- und Pflichtenheft?
  • Inwiefern unterscheiden sich diesbezüglich On Premise- von Cloud-Lösungen?
  • Welche Themen erweitern den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungskatalog bei Cloud-Lösungen?

Passen die standardisierten Best-Practice-Prozesse zum Zielbild?

Der Prozess der HR-IT-Auswahl wird sich verändern und neue Schwerpunkte setzen. Unsere Einschätzungen dazu haben wir in der unten stehenden Grafik kurz zusammengefasst.

Haben die detaillierten Lasten- und Pflichtenhefte im Zeitalter standardisierter Cloud-Lösungen ausgedient? Wir haben Experten führender HR-IT-Anbieter dazu befragt, welche Anforderungen sie künftig an die Gestaltung der HR-IT-Auswahlprozesse stellen.

Die Experten sind sich einig, dass die Entscheider offen sein müssen, ihr bisheriges HR-Geschäftsmodell in Frage zu stellen, Prozesse zu vereinheitlichen und länderübergreifend zu harmonisieren, Best-Practice-Prozesse zu etablieren und althergebrachte Vorgehensweisen zugunsten neuer Standards aufzubrechen.

Lesen Sie dazu die Interviews und Empfehlungen im Detail.

Geschäfts- & Personalstrategie
95%
Zielbild
90%
Lasten- & Pflichtenheft
65%
Best Practice Prozesse
85%
Use Cases
80%
Business Case
75%

Experten führender HR-IT-Anbieter im Gespräch mit CHANGELEADERS

Hier finden Sie einen Überblick über die Interviewpartner mit Links zu den Expertenantworten.

Dr. Tassilo-Rouven König
Legal - Arbeitsrecht & Datenschutz
MITBESTIMMUNG BEI DER EINFÜHRUNG VON HR-IT

Mit der Auswahl und der Implementierung der passenden Softwarelösung ist es nicht getan. Unternehmen müssen das gesetzliche Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von HR-IT berücksichtigen. In der Praxis werden Softwarelösungen allerdings häufig angewendet, bevor es zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung über die Einführung mit der Arbeitnehmervertretung gekommen ist. In dieser Situation kann der Betriebsrat die Weiterverwendung der Software im Extremfall arbeitsgerichtlich untersagen lassen. Aber auch der Weg zum Abschluss ist oft konfliktreich und langwierig. Kommt eine Einigung nicht zustande, bleibt nur die Einigungsstelle.

Zur Vermeidung von Konfliktsituationen und zur rechtssicheren Einführung von HR-IT Lösungen ist es deshalb unerlässlich, Betriebsräte frühzeitig über die beabsichtige Einführung sowie über konkrete Zwecksetzung und Funktionalität der Softwarelösung zu informieren.

Typische Fragestellungen, die im Rahmen einer Betriebsvereinbarung abgehandelt werden sollten sind:

  • Zu welchen Zwecken sollen die Softwarelösung verwendet und personenbezogene Mitarbeiterdaten damit verarbeitet werden?
  • Werden personenbezogenen Mitarbeiterdaten an andere vernetzte Systeme übermittelt und zu welchen Zwecken?
  • Welche Reports sollen gefahren werden können?
  • Wie kann ein passgenaues Zugriffs- und Berechtigungskonzept gestaltet werden?
  • Wie lange werden personenbezogene Mitarbeiterdaten in dem System gespeichert?
  • Welche Mitarbeiter haben Anspruch auf Schulungen und in welchem Umfang?
  • Welche Revisionsrechte sollen dem Betriebsrat eingeräumt werden?

Mit dem Abschluss einer Betriebsvereinbarung wird – bei richtiger Gestaltung – zugleich eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Mitarbeiterdaten geschaffen.

Zudem können die datenschutzrechtlichen Informationspflichten des Unternehmens praktikabel umgesetzt werden.

Informationen zu unseren Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der EU-DSGVO finden Sie hier.

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