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Ausgangspunkt einer erfolgreichen HR-IT-Auswahl ist ein Lastenheft. Dabei muss dieses nicht sehr detailliert sein, sondern eher die Roadmap und das Big Picture der beabsichtigten HR-Software-Einführung abbilden. Hier müssen durch den Kunden klare Priorisierungen erkennbar sein: Will man z.B. ein komplettes Personal-Management-System oder doch nur speziell das Bewerbermanagement und das Performance Management? Was muss die Software unbedingt enthalten, was kann sie enthalten?

Darüber hinaus ist es wichtig, die relevanten Stakeholder von Anfang an einzubeziehen, also HR, relevante Kunden von HR (Führungskräfte, Mitarbeiter), Betriebsrat, IT, Datenschutz etc., um auch sicher zu gehen, dass die richtigen Anforderungen beschrieben werden. Es ist unglücklich, wenn HR eine on premise-Lösung haben möchte, die IT gleichzeitig mit allen Lösungen in die Cloud strebt und letztere nicht ins Auswahlprojekt eingebunden sind.

Zunächst ist eine realistische Budgetabschätzung für die zu wählende HR-IT-Lösung auf der Kundenseite hilfreich. Aus Anbietersicht ist es wichtig, sich in den Kunden hineinzudenken. Dazu muss der potenzielle Kunde auch vor Ort Termine zulassen, damit wir ein Gefühl für ihn und seine Themen und Bedarfe entwickeln können. Dabei lässt sich dann herausfinden, ob man vor dem Hintergrund eines späteren Einführungsprojektes und der weiteren Zusammenarbeit im Rahmen von Ergänzungen, Support, Betreuung etc. grundsätzlich gut zusammenpasst.

Die traditionellen Phasen der IT-Auswahl haben weiterhin Bestand. Es ist aber wichtig, über die reine Auswahl der HR-IT-Lösung hinauszudenken und sich vor dem Hintergrund eines Change Management darüber Gedanken zu machen, wie man das Projekt intern „verkauft“ und kommuniziert und alle wesentlichen Beteiligten und „Betroffenen“ mit Beginn des Projektstarts bis zur späteren Einführung entsprechend einbindet und motiviert.

Schließlich lohnt auch zu Anfang der Blick ans Ende der Auswahl und sogar ans Ende der Einführung: Was passiert nach der Einführung? Sind alle Nutzer ausreichend trainiert? Wie funktioniert es mit Update bei gesetzlichen und sonstigen Anpassungen? Was passiert, wenn bestimmte HR-Module dazukommen sollen zu einer etwaigen HR-Basislösung? Wie können mobile devices angebunden werden, z.B. zum mobilen Genehmigen von Urlauben?

Lastenhefte sind bei der HR-IT-Auswahl weiterhin von hoher Bedeutung. Sie helfen dem Anbieter, die Lösung konkret zuzuschneiden und werden von daher natürlich auch entsprechend „ernstgenommen“. Sie sind auch wichtig für den Kunden selber, um sich darüber klar zu werden, welche Funktionalitäten tatsächlich gebraucht werden und welche ggf. nicht. Lastenhefte sollten auf transparenten und optimierten HR-Prozessen aufsetzen, die ggf. in einem Vorprojekt zur Software-Auswahl erstellt werden müssen.

Grundsätzlich ist bei Cloud-Lösungen der individuelle Anpassungsumfang eher eingeschränkt, während bei On Premise Lösungen die individuellen Kundenanpassun-gen sehr weit gehen können; dabei gibt es kaum Einschränkungen. Aus diesem Grunde sind z.B. bestimmte Kunden-, Prozess-, Genehmigungsanpassungen nur bei On Premise -Lösungen möglich.

Wir haben in unseren Kundenbeziehungen festgestellt, dass im Cloud-Umfeld Standard-Lösungen erwartet werden, für die weniger Budget bereitgestellt wird, in der richtigen Erwartung, dass diese Lösungen i.d.R. auch tatsächlich günstiger sind.

Auf der einen Seite gibt es dabei Kunden, die in die Cloud möchten, weil ihnen über eine gewisse Budgeteinschränkung hinaus gewisse Standards ausreichend sind und sie auf den dahinterliegenden HR-Prozessen aufsetzen möchten; auch im Rahmen von Best Practice. Auf der anderen Seite gibt es auch diejenigen Kunden, welche schnell in die Cloud wollen, weil ihnen eine bisherige Lösung wegfällt, das Unternehmen sich ausgliedert usw.