OPTIMIERUNG DER INTERNEN
HR INFORMATION & KOMMUNIKATION
Die Internationalisierung und zunehmende Heterogenität der Unternehmensstrukturen, neue virtuelle und kollaborative Arbeitsformen, die unterschiedlichen Erwartungen und Bedürfnisse einer Mehr-Generationen-Belegschaft sowie die neuen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten und -gewohnheiten haben zu einem deutlichen Anstieg des internen Informations- und Kommunikationsmanagement geführt. Dies gilt in ganz besonderer Weise auch für das breite Aufgabenspektrum der HR Information und Kommunikation.
GESUCHT:
LEISTUNGSSTARKER UND WIRKUNGSVOLLER MEDIEN-MIX
ANPASSUNG AN
NEUE STRUKTUREN
Die Informationsstrukturen müssen an veränderte Organisationsstrukturen angepasst werden. Die Auslöser dafür sind vielfältig: Internationalisierung und Virtualisierung der Organisation, Aufteilung des Unternehmens in Segmente und Geschäftseinheiten, Fusionen oder neue Geschäftsmodelle mit veränderten Anforderungen.
GLOBAL EINHEITLICH &
ZIELGRUPPENGERECHT
Die Informationen sollen für alle Führungskräfte und Mitarbeiter global einheitlich, schnell und effizient platziert, gut sichtbar gemacht und zielgruppengerecht spezifiziert werden. Zudem sollten verschiedene Stakeholdergruppen und Communities einerseits standortbezogen, regional und global auf die gleiche Informationsbasis zugreifen und andererseits regionale, lokale und Community-spezifische Inhalte anbieten können.
KOLLABORATIVE
ARBEITSFORMEN
Neue Formen der Zusammenarbeit erfordern eine neue Führungs- und Kommunikationskultur die geprägt ist durch Dialog und Feedback, Partizipation und Transparenz. Diese Entwicklung wird durch eine Vielzahl neuer Technologien und Instrumente unterstützt. Die Qualität – d.h. die Leistung und Wirkung – des eingesetzten Instrumente-Mix muss kontinuierlich überprüft und an die veränderten Anforderungen angepasst werden.
Bei der Optimierung der internen HR-Information und Kommunikation bringen wir die Skills unserer international erfahrenen Kommunikationsprofis und HR-Experten ein.
- Neuordnung Unternehmensstrukturen (Restrukturierung & Transformation)
- Neuaufstellung Personalbereiche
- Digitalisierung
- New Work Umfeld
- Neue Fragestellungen zum HR-Kommunikations- und Informationsmanagement
- Strukturiertes und contentbeladenes firmeninternes Intranet soll auf den Prüfstand
- IBM Connections wird konzernweit als soziales Kommunikationsmedium eingesetzt – die Plattform soll die Interaktion mit einem Expertennetzwerk im Kontext kritischer Geschäftsprozesse vereinfachen
- Weitere Kommunikationswege und -plattformen sollen in die Analyse einbezogen werden
- Transformation: Die Informationsstruktur soll den neuen Organisationsstrukturen angepasst werden
- Global: Die Informationen zu HR-Themen, -Abteilungen und -Strukturen sollen global einheitlicher, schneller und effizienter platziert, gut sichtbar gemacht und zielgruppengerecht (z.B. Führungskräfte, Mitarbeiter, HR Community) spezifiziert werden
- Transparenz: Verschiedene Empfängergruppen (standortbezogen, global, regional) sollen auf die gleiche Informationsbasis zugreifen können
- Relevanz: Zusätzlich sollen den Empfängern spezifische regionale und/ oder lokale Inhalte angeboten werden können.
- Inhalt: Können die Kommunikationswege und -strukturen die Inhalte effektiv transportieren?
- Trennschärfe: Lassen sich die verschiedenen Zielgruppen bedarfsgerecht ansprechen?
- Schnelligkeit: Wie schnell erreichen die Informationen die Empfängergruppen, insbesondere in Change- und Krisensituationen?
- Akzeptanz: Werden die Kommunikationswege und -strukturen von den Zielgruppen angenommen?
- Dialog- und Feedbackfähigkeit: Ermöglichen die Kommunikationswege und -strukturen den Austausch von Meinungen und Ideen?
- Holding
- Segmente/ Geschäftsgebiete
- Regionen/ Länder
- Standorte
- Fachbereiche/ Job Families
- HR Community
- Top Executives
- Managers
- Experten/ Spezialisten
- andere Mitarbeitergruppen
- externer Arbeitsmarkt
- Regelkommunikation
- Kommunikation bei Veränderungen
- Kommunikation bei Fusionen
- Kommunikation bei Restrukturierungen
- Führungskräfte-Kommunikation
- Information/ Kommunikation
- Collaboration
- analog (Print, Face-to-Face, Team, Town Hall, …)
- digital (Intranet, Collaboration Platforms, Apps, Social Media, LAN-Party, E-Mail, …)
- PROJEKT-VORBEREITUNG
- ZIELKLÄRUNG/ BEDARFSANALYSE
- I&K-KONZEPT-OPTIMIERUNG
- UMSETZUNG-PLANUNG
Aufgaben:
- Konkretisierung Ist-Situation und Herausforderungen
- Planung Stakeholder-Involvement
- Finetuning Vorgehensweise
- Festlegung Rollen-/ Aufgabenteilung
- Konkretisierung Zeitplan
- Projektinformation
Vorgehen:
- Kick-off-Workshop
- Vertiefung Ist-Situation
- Festlegungen zur Einbeziehung wichtiger Stakeholder(gruppen) in Evaluierung, Bedarfsanalyse und Konzeptentwicklung
- Finetuning und Spezifizierung der einzelnen Vorgehensschritte
- Festlegung der Rollen- und Aufgabenteilung im internen/ externen Projektteam
- Konkretisierung des Projektfahrplans
- Festlegungen zur Projektkommunikation
- Abstimmung relevanter Dokumente
- Dokumentenanalyse
- Entwurf und Abstimmung einer Projektinformation für Key Stakeholder
Ergebnisse:
- Eckpfeiler für die Einbeziehung wichtiger Stakeholder(gruppen)
- Abgestimmter Projektfahrplan
- Abgestimmte Rollen- und Aufgabenteilung
- Projektinformation für Key Stakeholder
Aufgaben:
- Trends und Smart Practices Studie
- Fokussierung: Stakeholder, Positionierung, Themen, Tools, …)
- Entwurf Fragebogen Bedarfsanalyse (HR, FK, ggf. weitere)
- Durchführung Stakeholder-Befragung
- Ergebnisauswertung
- Festlegung Verbesserungsziele
Vorgehen:
- Studie zu Trends, Smart Practices und aktuellen Projekten
- Beschreibung zukünftiger Anforderungen an HR Kommunikation und Information im Rahmen zunehmend globalisierter, digitalisierter und virtualisierter Arbeitswelten, auch unter Berücksichtigung veränderter Rollen von Führungskräften und HR Professionals
- Schriftliche/ telefonische Interviews und/ oder persönliche Besuche ausgewählter Unternehmen und Subject Matter Experts
- Workshop: Fokussierung, jeweils differenziert nach Stakeholdergruppen (HR, FK, MA)
- Bewertung der wichtigsten Einflussfaktoren und Treiber für HR Information und Kommunikation
- Positionierung und Fokussierung der Projektarbeit (Stakeholder, Themen, Tools usw. in scope, out of scope)
- Spezifizierung der „qualitativen“ Bedarfserhebung (Teilnehmerstruktur, Interview/Workshop, Themenschwerpunkte, Instrumente-Mix, …)
- Entwurf des Interviewleitfadens und/ oder Workshopdesigns
- Abstimmung des Erhebungsdesigns mit dem Global Expert Circle „HR Communications & Information“
- Durchführung und Auswertung je nach festgelegtem Erhebungsdesign
- Workshop: Ergebnisdiskussion und Festlegung konkreter Verbesserungsziele
Ergebnis:
Beschreibung des Zielbildes und Festlegung konkreter Verbesserungsziele
Aufgaben:
- Konkretisierung der Verbesserungsansätze
- Bewertung der Verbesserungsansätze
- Selektion/ Priorisierung der Verbesserungsansätze
Vorgehen:
- Beschreibung konkreter Verbesserungen entlang der zuvor festgelegten Verbesserungsziele – jeweils differenziert/kombiniert für:
- Organisationsebenen
- HR/Business Themen
- Informationskreise/ Dialogplattformen
- Kommunikationswege/ -strukturen, Medien/Tools
- Prozesse/ Rollen
- Workshop: Abstimmung/Finetuning der Beschreibung konkreter Verbesserungen
- Workshop: Bewertung und Selektion/ Priorisierung der einzelnen Verbesserungsansätze anhand festgelegter Kriterien
- Vorstellung, Diskussion und Festlegung der weiter zu konkretisierenden Vorschläge im Global Expert Circle „HR Communications & Information“
Ergebnis:
Abgestimmte Empfehlung konkreter Verbesserungen
Aufgaben:
- Konkretisierung der Umsetzungsmaßnahmen
- Entwurf Umsetzungs-Roadmap/ Timeline
- Vorschlag Umsetzungsteam (Rollen, Aufgaben)
- Maßnahmen-Budgetierung
- Entwurf Monitoring-/ Controllingkonzept
Vorgehen:
- Workshop: Konkretisierung der Maßnahmen zur Erreichung der angestrebten Verbesserungen
- Entwurf einer Umsetzungsroadmap mit Timeline und Verantwortlichkeiten als Entscheidungsvorlage für das Global HR Committee
- Vorstellung, Diskussion und Festlegung der weiter zu verfolgenden Umsetzungsroadmap im Global Expert Circle „HR Communications & Information“
- Entwurf eines Budgetplans für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen
- Entwurf eines Monitoringkonzeptes für die Umsetzung der Verbesserungen
- Entwurf eines Konzeptes für HR Informations- und Kommunikations-Controlling
- Workshop: Finetuning der entworfenen Umsetzungskonzepte
- Vorstellung, Diskussion und Festlegung der weiter zu verfolgenden Umsetzungskonzepte im Global Expert Circle „HR Communications & Information“ sowie im Global HR Committee
Ergebnis:
Abgestimmte Umsetzungs-Roadmap