MANAGEMENT AUDIT

Aufgaben:

• Erarbeitung der Anforderungsprofile pro Zielgruppe
• Auswahl/Kombination geeigneter Methoden pro Zielgruppe
• Planung der Audit-Durchführung
• Entwicklung/ Customizing der Audit-Module
• Vorbereitung Beobachterschulung und Berichtsdesign
• Planung Organisation und Kommunikation

Konzeptions-Workshops:

Die Workshops dienen dazu, den gesamten Audit-Prozess zu planen, insbesondere die Schlüsselkompetenzen für die Audit-Teilnehmer festzulegen und die geeignete Methodenauswahl vorzunehmen.

Die Konzeptions-Workshops werden von  den Auditoren gemeinsam vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet. Zu den Workshops sollten, neben den Vertretern des Personalbereichs, Führungskräfte (ggf. auch Vertreter der Mitarbeitergremien) eingeladen werden, die das Anforderungsprofil der jeweiligen Funktion/Zielgruppe kompetent beurteilen können, auch im Abgleich zu den anderen Funktionen. Ein Beispiel zur Workshopgestaltung und finden Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Das hier beschriebene Workshop-Konzept verknüpft den zielgruppenspezifischen Zuschnitt der Audits mit dem Erfordernis des Abgleichs zielgruppenübergreifender Anforderungen und der erforderlichen Methodenkompetenz. Ein Workshop befasst sich mit der Entwicklung zielgruppenspezifischer und -übergreifender Anforderungsprofile und bezieht dazu entsprechende Führungskräfte/Vorgesetzte und Know-How-Träger ein. In weiteren Workshops wird – gemeinsam mit Vertretern des Personalbereichs – das methodische und prozessuale Audit-Design festgelegt.

Die Ausgestaltung und das Customizing der Methoden erfolgt dann jeweils im Nachgang der Workshops durch die Auditoren in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Inwiefern hier auch die Teilnehmer der Konzeptionsworkshops nochmals eine prüfende und qualitätssichernde Rolle einnehmen sollten/müssen, wird im Einzelfall geklärt.

Aufgrund der möglichen zeitlichen Abstände zwischen den Audits und der Möglichkeit der Audit-Teilnehmer, sich über die Audits auszutauschen, empfiehlt es sich, die eingesetzten Methoden bzw. Aufgabenstellungen leicht zu variieren, ohne dadurch die Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu gefährden.

Konzeptions-Workshop I:

Zielsetzung:  Erarbeitung des Anforderungsprofils für die zu auditierenden Funktionen

Teilnehmer:  Vorgesetzte(r), HR Business Partner, Personalentwickler

Konzeptions-Workshop II:

Zielsetzung:  Methoden- und Prozessplanung

Teilnehmer:  Personalentwickler

Konzeptions-Workshop III:

Zielsetzung:  Methoden- und Prozessplanung

Teilnehmer:  Personalentwickler

Aufgaben:

• Laufende projektbegleitende Kommunikation
• Gremienkommunikation
• Teilnehmerinformation
• Teilnehmereinladungen
• Ergebnisfeedback
• Ergebnisberichte

CHANGELEADERS erarbeitet ein projektbegleitendes Kommunikationskonzept, in dem die unterschiedlichen Beteiligten/Anspruchsgruppen berücksichtigt und adressatengerecht angesprochen werden. Selbstverständlich stehen die Auditoren bei Bedarf auch in persönlichen Meetings zur Verfügung. Die Einzelheiten dazu werden in Konzept-Workshop III vereinbart.

Aufgaben:

• Briefing zu Kandidaten
• Grundlagen zur Verhaltensbeobachtung
• Beobachterrolle
• Kennenlernen Methoden/Übungen
• Praxissimulation
• Rollenspiel
• Beobachterkonferenz/ Ergebniskonsolidierung
• Umgang mit Materialien und Ratingbögen

Am Vorabend einer jeden Auditserie erfolgt eine kurze Auffrischung. Die Beobachter werden nochmals in den Ablauf, die Übungen und Materialien eingewiesen und auf die bevorstehenden Audittage eingestimmt.

Aufgaben:

• Erhebung standardisiertes Curriculum Vitae
• Erhebung Job Profil
• Self-Assessment
• Interview
• Fallstudie
• Rollenspiel
• Management Simulation (Utopia)
• Beobachterkonferenz
• Feedbackgespräch

 Vorab: Erhebung standardisiertes Curriculum Vitae (CV)

Die Erhebung eines kurzen standardisierten Curriculum Vitae bietet den Vorteil, dass sich die Auditoren (und sofern die Teilnehmer dem im Vorfeld zustimmen auch die Beobachter) bestmöglich auf jedes einzelne Audit vorbereiten und auf jeden einzelnen Teilnehmer einstimmen können. Dies gilt analog auch für die weiteren Tools/Informationen.

Stärkenorientierter Ansatz: Die Teilnehmer haben sich möglicherweise schon lange nicht mehr mit ihrem eigenen beruflichen Werdegang auseinandergesetzt. Die Erstellung des Kurz-CV bietet dem Audit-Teilnehmer die Gelegenheit, sich mit seinen eigenen Leistungen und Erfolgen (Besondere Ergebnisse) auseinanderzusetzen.

 Vorab: Erhebung Persönliches Job Profil (Teil 1)

CHANGELEADERS empfiehlt die Erhebung eines Persönlichen Job Profils (im Sinne eines Positions- und Leistungsprofils) im Vorfeld des Audit-Tages. Der zweiseitige Erhebungsbogen bietet dem Audit-Teilnehmer, die in seiner Position erwarteten Wertschöpfungsbeiträge und Hauptaufgaben, seine Schlüsselkunden/-schnittstellen und Key Performance Indicators sowie seinen persönlichen „Mehrwert“ zu beschreiben.

 Vorab: Erhebung Persönliches Job Profil (Teil 2)

Darüberhinaus empfehlen wir, die wichtigsten Herausforderungen (Ziele, Prozesse und Ergebnisse) des vergangenen und laufenden Jahres zu erheben.

Die Erhebung des Persönlichen Job Profils bietet den Auditoren (und sofern die Teilnehmer dem zustimmen auch den Beobachter) die Möglichkeit, sich bestmöglich auf jedes einzelne Audit vorbereiten und auf jeden einzelnen Teilnehmer und seinen individuellen Herausforderungen einstimmen zu können.

Die Audit-Teilnehmer haben die Gelegenheit, sich mit ihren eigenen Leistungen und Erfolgen auseinanderzusetzen und sich entsprechend zu positionieren.

Vorab: Self-Assessment (1/3)

Die Auswahl der zielgruppenspezifischen Methoden erfolgt im Rahmen der Konzeptions-Workshops. Im Führungskräftebereich empfehlen wir eine Kombination aus kognitivem und psychometrischem Testverfahren.

Neben den unten beispielhaft dargestellten Testmodulen stehen weitere Verfahren zur Verfügung (BIP, MBTI usw.), die je nach Zielsetzung und Zielgruppe ausgewählt werden können. Bei Bedarf bieten wir auch die Entwicklung maßgeschneiderter Testverfahren an.

 Vorab: Self-Assessment (2/3)

Das Ergebnis des Self-Assessments wird sowohl grafisch dargestellt als auch ausführlich textlich beschrieben. Je nach Testverfahren können externe Benchmarkwerte mit angegeben werden.

Beispiel: Ergebnisprofil aus dem kognitivem und psychometrischem Testverfahren „MANAGE“.

 Vorab: Self-Assessment (3/3)

Das Ergebnis des Self-Assessments wird sowohl grafisch dargestellt als auch ausführlich textlich beschrieben. Je nach Testverfahren können externe Benchmarkwerte mit angegeben werden.

Beispiel: Ergebnisprofil aus dem kognitivem und psychometrischem Testverfahren „MANAGE“.

Möglicher zeitlicher Ablauf und logische Abfolge der Audit-Bausteine am Audit-Tag

 Zum Abschluss des Audit-Tages: Erstes Teilnehmerfeedback

Das Feedbackgespräch ist ein entscheidendes Element des Manager Audits, weil es für die Akzeptanz des Ergebnisses und für die vorgeschlagenen Entwicklungsmaßnahmen von großer Bedeutung ist. Deshalb werden die Feedbackgespräche in aller Regel von den erfahrenen Auditoren durchgeführt.

Aufgaben:

• Logische, anschauliche & adressatengerechte Ergebnisberichte
• Individuelle Ergebnisberichte
• Zusammenfassung/ Manager-Bilanz(en)

Unternehmensspezifische und adressatengerechte Ergebnisberichte

Das Auditorenteam von Baumgartner & Partner verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in der Beurteilung von Führungskräften in den unterschiedlichsten Funktionsbereichen sowie in der adressatengerechten Formulierung von Ergebnisberichte/Gutachten mit konkreten Handlungs-empfehlungen. Im Rahmen des Manager Audits liefern wir die Ergebnisberichte wie folgt:

Individueller Ergebnisbericht

• Kurz-CV und Positionsprofil
• Self-Assessment
• Einschätzung zu den relevanten Schlüsselkompetenzen (Soll-Profil)
• Benennung von Stärken und Entwicklungsfeldern
• Empfehlung konkreter individueller Entwicklungsmaßnahmen

Zusammenfassung der zentralen Aussagen / Manager-Bilanz(en)

• analog Individueller Ergebnisbericht
• gesamt und nach Funktionen differenziert
• Empfehlung nachvollziehbarer Maßnahmen für den Auftraggeber
• Potenzialeinschätzung für die Übernahme einer höherwertigen Aufgabe

Beispiel: Individueller Ergebnisbericht – Abgleich mit Kompetenzmodell

Die Struktur der individuellen Ergebnisberichte fokussiert auf Schlüsselkompetenzen und orientiert sich an den Unternehmenszielen, Führungsleitlinien und am Kompetenzmodell des Kunden.

Beispiel: Individueller Ergebnisbericht – Eigenes Kompetenzprofil

Der Fokus unserer Ergebnisberichte liegt auf den Erläuterungen der Schlüsselkompetenzen, Benennung von Stärken und Entwicklungsfeldern, konkreten Entwicklungsempfehlungen sowie in den Manager-Bilanzen auf den nachvollziehbaren Handlungsempfehlungen für den Auftraggeber. Die Erläuterungen werden ergänzt durch grafische Darstellungen (Spinne, Balkendiagramm, Punktwolken, Portfolios usw.), die wir in den konzeptions-Workshops, in Abhängigkeit der gewählten Methoden, zur Diskussion stellen und mit dem Auftraggeber abstimmen.

Grafik: Soll-Profil, Auditoreneinschätzung und Selbsteinschätzung (illustrativ)

Beispiel: Individueller Ergebnisbericht – Zusammenfassung der Stärken, Lernfelder und Limitationen

Neben den  individuellen Stärken, und Lernfelder können auch eigene Entwicklungsvorstellungen aufgenommen werden.

Beispiel (illustrativ):

Beispiel: Individueller Ergebnisbericht – Empfehlungen

Die Einordnung in ein Leistungs-Potenzial-Portfolio ist dann möglich, wenn wir im Rahmen eines vorgelagerten Workshops oder einer entsprechenden Abfrage die Leistungsdimension ermitteln.

Beispiel (illustrativ):

Beispiel: Zusammenfassung / Manager-Bilanz – Klassisches Leistungs-Potenzial-Portfolio

Die Einordnung in ein Management-Portfolio ist dann möglich, wenn wir im Rahmen eines vorgelagerten Workshops oder einer entsprechenden Abfrage die Leistungsdimension ermitteln.

Beispiel:

Option: Evaluierung des Assessment-Verfahrens

Im Nachgang der Durchführung der Audits sollte ein halbtägiger Evaluationsworkshop durchgeführt werden.

Bei Interesse führen wir im Vorfeld des Workshops bei den relevanten Anspruchsgruppen (Auftraggeber, Audit-Teilnehmer, deren Vorgesetzte, Beobachter) eine Evaluierungsabfrage (Online) durch.

• Ggf. vorab: Evaluierungsumfrage (online)
• Beurteilung Gesamtprozess
• Beurteilung Ablauf Audit-Tag
• Beurteilung Methodik und Bausteine
• Beurteilung Ergebnisse/ Ergebnisberichte
• Anpassungsbedarf und Empfehlungen an Auditoren/Beobachter