HR-IT-AUSWAHL & -IMPLEMENTIERUNG

VORGEHENSWEISE & KRITERIEN BEI DER AUSWAHL VON HR-SOFTWARE

Im Rahmen der digitalen Transformation des HR-Geschäftsmodells setzen sich Cloud Computing und Mobile HR-Apps durch. Angesichts der zunehmenden Zahl an Anbietern und Software-Tools wird die Auswahl der geeigneten HR-IT-Lösungen deutlich komplexer. Unsere HR-IT-Experten unterstützen die anbieterneutrale HR-IT-Auswahl und begleiten die Implementierung der Softwarelösung.

Im Rahmen der Digitalisierung verändert sich der HR-IT-Auswahlprozess deutlich
Dr. Heiko Lorson
Digital HR Transformation

Je stärker die HR-Strategie und die Kriterien im Auswahlprojekt an die Unternehmensstrategie gekoppelt sind und je deutlicher das Bekenntnis der HR- und Geschäftsleitung zu Veränderungen ist, desto höher werden die Erfolgschancen für das HR-IT-Auswahlprojekt sein.

Daher kommt der Definition eines Zielbildes, welches sich an der Strategie des Unternehmens und den Anforderungen der HR-Kunden orientiert, künftig eine noch stärkere Bedeutung zu. Dabei gilt es, die richtige Methode und das passende Maß für die Beschreibung der Soll-Prozesse zu finden, um diese dann den Standardprozessen der potentiellen Lösungen gegenüber zu stellen.

Das klassische phasenbezogene Vorgehen mit Lasten- und Pflichtenheften weicht mehr und mehr einem intensiven Austausch zu Best Practice Prozessen und Business Use Cases. Schon in der Sondierungsphase steht der aktive Austausch zwischen Kunde und Anbieter im Vordergrund. Auch der Business Case im Sinne einer Nutzwert-Betrachtung rückt stärker in den Mittelpunkt.

Die Anforderungskriterien werden um Themen wie Passung des Anbieters zum Unternehmen, Agilität, Produktstrategie, Versionszyklen, Datenschutz, Datensicherheit, Datenhoheit, Abdeckung von lokalen gesetzlichen Anforderungen wie der EU-Datenschutzgrundverordnung usw. erweitert.

Auch aus Anbietersicht haben sich die Anforderungen an den Informations- und Entscheidungsprozess verändert. Dazu haben wir Experten führender HR-IT-Anbieter befragt (Interviews: „HR Goes Cloud“).

Kriterien bei der Auswahl eines HR-Software-Anbieters und einer HR-Softwarelösung
  • Softwareanwendungen, die sich in der Cloud befinden und als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten werden, haben die besten Wachstumschancen
  • On-Premise-Systeme – Softwareinstallationen auf Kundenservern – verlieren hingegen an Bedeutung
  • Oftmals bieten die Hersteller beide Systeme an, um für eher konservative Stammkunden genauso attraktiv zu sein wie für innovative Neukunden
  • Outsourcing-Trend: Cloud-Modelle verdrängen zunehmend das klassische Outsourcing
  • Das Liefermodell bestimmt maßgeblich das Preismodell
    • On-Premise-Systeme:  Meist eine einmalige Lizenzgebühr und eine Wartungspauschale
    • SaaS-Anwendungen: Monats- oder Jahresmieten
    • Mischformen denkbar
  • Datenschutz und Datensicherheit sind ein wichtiger Hygiene-Faktor in der Kaufentscheidung einer HR-Software
  • Erfüllt ein Hersteller diese Kriterien nicht, wird er nicht in die engere Anbieterauswahl kommen
  • Wesentliches Auswahlkriterium ist der Standort des Datenzentrums
  • Einheitliche Datenbank
  • Einheitliche Architektur
  • Einheitliche Benutzeroberfläche (User Interface)
  • Bei On-Premise-Systemen ist der Kunde selbst in der Lage, zu entscheiden, wann er eine Neuerung einspielt
  • Bei SaaS-Angeboten kann er jedoch meistens nur begrenzt auf den Release-Zyklus Einfluss nehmen
  • Es empfiehlt sich, sich auf kurze Release-Wechsel einzustellen und entsprechende Strukturen zu schaffen
  • Unterstützung beim Entscheidungsprozess
  • Unterstützung durch Implementierungsberater
  • HR-Prozessberatung und HR-Prozessanalyse, Datenschutz, Change Management, IT-Support, Online-Communities
  • Regelmäßiger Austausch mit den Kunden zu ihren Wünschen und Bedürfnissen ist schon lange Standard
  • Die überwiegende Mehrheit der Anbieter führt regelmäßige Kundenbefragungen durch
  • Es erfolgt ein offener Austausch in Communities

Wir koordinieren und begleiten den gesamten Prozess
der HR-IT-Auswahl und Implementierung

NEUAUSRICHTUNG DER JOB-ARCHITEKTUR & HR-KONZEPTE

  • Ableitung eines Zielbildes aus der Unternehmensstrategie
  • Konzeption/Bereinigung der globalen Job Family- & Stellenarchitektur
    (z.B. auf Basis globaler Blueprints)
  • Neuausrichtung Talent & Performance Management (insbesondere Kompetenzmanagement, Karrieremodelle, Personal-/ Nachfolgeplanung)

PROJEKT-MANAGEMENT

  • Festlegung und Priorisierung der Projektziele
  • Entwurf eines Projektplans mit Meilensteinen
  • Definition und Dokumentation der Anforderungen an das HR-IT-System und den Anbieter
  • Marktanalyse und Anbietervorauswahl
  • Koordination des Ausschreibungsprozesses (RFI/RFP) und Austauschs mit den Anbietern

HR-PROZESS-MANAGEMENT

  • Input auf Basis von Best Practice Research
  • Neuausrichtung von HR-Sollprozessen auf Basis von Best Practices
  • Optimierung und Neugestaltung von Prozessen auf Basis von Employee Experience Design
  • Vereinheitlichung und länderübergreifende Standardisierung von Prozessen
  • Festlegung von End-to-End-Prozessverantwortlichkeiten

CHANGE MANAGEMENT

  • Stakeholder-Management (Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter, zentrale/dezentrale (HR-)Funktionen, IT, Betriebsrat, …)
  • Entwurf und Umsetzung eines ganzheitlichen Kommunikationskonzeptes
  • Bedarfs- und zielgruppengerechte Vorbereitung aller Stakeholder auf die neuen Prozesse und IT-Systeme
  • Identifikation und Planung der notwendigen Qualifizierungsbedarfe (Schulungskonzept)

MITBESTIMMUNG & DATENSCHUTZ

  • Datenschutzrechtliche Bewertung der IT-Systeme
  • Entwurf und Anpassung der erforderlichen Datenschutzinformationen nach DS-GVO und Umsetzung sonstiger datenschutzrechtlicher Anforderungen
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Entwurf und Anpassung von Betriebsvereinbarungen unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen
  • Begleitung von Verhandlungen mit Betriebsräten

Was können wir für Sie tun? Nutzen Sie bitte unser Kontaktformular für Kundenanfragen.