Was sind die Erfolgsfaktoren eines HR-IT-Auswahlprojektes in punkto Prozesse, Organisation, Standardisierung, …?
Personaler wollen grundsätzlich „ihre eigenen“ Probleme lösen und legen damit den falschen Fokus auf das Thema.
Die eigentliche Frage sollte sein: Was brauchen unsere Kunden, die Fachbereiche und deren Mitarbeiter und Führungskräfte? Grundsätzlich können demnach HR-Prozesse der Zukunft nicht gut sein, wenn sie nur aus Sicht der Fachabteilung und ohne Einbeziehung der HR-Kunden gestaltet werden.
Welche Anforderungen stellen Sie an die ausschreibenden Unternehmen?
Grundsätzlich müssen bei allen HR-IT-Softwareauswahlprojekten die Kunden-anaforderungen in den Mittelpunkt gestellt werden. In erster Linie sind Mitarbeiter und Führungskräfte der Fachbereiche die Kunden der HR Abteilung, aber auch externe Bewerber. Wenn HR im Rahmen von Self-Services z.B. auch Mitarbeiter und Führungs-kräfte in die HR-Prozesse einbinden möchte, dann sind diese auch Nutzer und müssen daher intensiv einbezogen werden.
Hinsichtlich der Anforderungen an die Lösung sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren d.h. im Gegensatz zu früher auch die Bereitschaft entwickeln, sich von liebgewonnen Funktionalitäten zu lösen. Es muss ein Umdenken stattfinden, das jede Anforderung programmiert oder konfiguriert werden kann, und sich fragen, ob diese Anforderung wirklich sinnvoll ist. Wenn alle Nutzer sie brauchen, wird Sie bei einem guten Anbieter auch kurzfristig in der Lösung abgebildet sein.
Die Nutzung des Systems muss darüber hinaus auch Spaß machen und einfach sein, dann wird sich vor dem Hintergrund ESS/MSS auch die Datenqualität erhöhen. Und damit auch die Qualität der Nutzbarkeit und final die Qualität der Personalarbeit.
Ein Schlüssel zum Erfolg einer HR-IT-Toolauswahl ist sicher auch die Nutzung der Mobilen Devices. Hier liegt aber auch die Herausforderung in Bezug auf die Zusammenarbeit mit der IT. Prinzipiell kann man feststellen, dass alles, was privat Spaß macht und funktioniert, in diesem Zusammenhang auch beruflich funktioniert.
Was sind für Sie die typischen Phasen eines HR-IT-Auswahlprojektes?
Die traditionellen Phasen haben ausgedient, wenngleich es doch Punkte gibt, die auch zukünftig noch wichtig sind, deren Fokus aber verändert werden muss.
Zum Beispiel beschäftigen sich HR-Abteilungen im Rahmen der Prozessanalyse stark mit der Vergangenheit; maximal noch mit dem Status Quo, obwohl man oft von Soll-Prozessen spricht. Es geht aber meistens bei näherer Betrachtung um die Ist-Prozesse.
Unternehmen und HR-Abteilungen sollten sich mehr Gedanken dazu machen, wie die HR-Strategie der Zukunft aussehen soll und welche Fähigkeiten von wem benötigt werden.
In einem nächsten Schritt sollte eine Marktanalyse stattfinden, vielleicht besser: eine Marktorientierung, in der geprüft wird, welcher Lösungsanbieter am besten zur HR-Strategie passt. Bei dieser Orientierung sollte auch darauf geachtet werden, wie sich der Software-Anbieter darstellt (wie agil ist er?, wie innovativ ist er?, wie ist die Produktstrategie in diesem Zusammenhang?, welche Einführungsstrategie wird verfolgt? …).
Hier bietet sich die Erstellung einer Long-List von Anbietern an. Gefolgt von einer Workshop-Phase, in der die potentiellen Anbieter sich einer Gruppe von Leuten vorstellen, die hinter der neuen Lösung stehen (Anwender, IT, Datenschutz, Führungskräfte, Finanzen, Betriebsrat). Hier steht aber das „Erleben“ der Lösung im Vordergrund und nicht das letzte Detail aus der täglichen Arbeit.
Erwarten Sie noch ein Lasten- und Pflichtenheft?
Lasten- und Pflichtenhefte sind so nicht mehr notwendig. Die entsprechenden Anforderungen/Themen sollten im Rahmen von Workshop-Serien erarbeitet werden zwischen HR-Beteiligten des Unternehmens sowie den jeweiligen Tool-Anbietern.
Wichtig ist aber bei jedem Vorgehen, dass die zu digitalisierenden HR-Sollprozesse entsprechend beschrieben sind.
Inwiefern unterscheiden sich diesbezüglich On Premise von Cloud-Lösungen?
Im Gegensatz zu On-Premise Lösungen sind Cloud Lösungen:
- sehr gut vorkonfiguriert,
- bilden meist mehr als 80% der HR-Standardprozesse ab,
- entlasten die IT, können diese aber nicht ersetzen und
- sind meist schnell und einfach konfigurierbar.
Welche Themen erweitern den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungskatalog bei Cloud-Lösungen?
Grundsätzlich sind dies:
- Agilität,
- Innovation,
- Produktstrategie,
- Versionszyklen,
- Konfigurierbarkeit,
- Einführungsstrategie,
- Mobile Nutzbarkeit,
- Intensiverer Austausch mit Referenzkunden (Besuch, gemeinsame Workshops).