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CHANGELEADERS im Gespräch mit Monika Füllmann
Director Sales NCA sage GmbH

Erfolgsfaktoren, Anforderungen und Vorgehensweisen
bei der Auswahl von HR-Cloud-Lösungen

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Was sind die Erfolgsfaktoren eines HR-IT-Auswahlprojektes in punkto Prozesse, Organisation, Standardisierung, …?

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine HR-IT-Auswahl liegt darin, dass auf Kundenseite ein erfahrener (externer) Projektmanager verantwortlich ist, den Auswahlprozess zu strukturieren und zu koordinieren, Prozesse sauber zu beschreiben, die durch das Tool unterstützt werden sollen, und der bei einer möglichen Ausschreibung unterstützt.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass auf Kundenseite alle Auswahl-Beteiligten (HR, Fachabteilungen, Betriebsrat, IT, Datenschutz etc.) sich auf eine klare Zielsetzung geeinigt und eine Roadmap zur Auswahl und späteren Umsetzung erstellt haben.

Muss- und Kann-Anforderungen müssen klar formuliert sein, jedoch sollten die Anforderungen nicht zu eng beschrieben sein, so dass Kunden auch von der Flexibilität der Lösung profitieren können.

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Welche Anforderungen stellen Sie an die ausschreibenden Unternehmen?

Grundsätzlich ist es wichtig, dass die HR-IT-Auswahlprojekte gut und realistisch geplant werden. Dies bezieht sich sowohl auf die Zeitplanung als auch auf die Budget-/ Kosten-Planung.

Oftmals ist aufgrund unklarer Anforderungen den Kunden nicht transparent, welche Investitionen mit welchen Lösungen einhergehen (auch Standard- und individuelle Anpassungen).

Es sollten grundsätzlich bei der Anforderungsbeschreibung Prioritäten hinsichtlich benötigter Systemfunktionalitäten gesetzt und von allen Beteiligten getragen werden.

„Funktionsschlachten“ sollten dringend vermieden werden, da sie die Kosten einer HR-IT-Auswahl unverhältnismäßig in die Höhe treiben.  Zu empfehlen ist auch manchen Unternehmen, optimierte „Soll-Prozesse“ der IT-Anbieter zu übernehmen und nicht zu sehr an den bisherigen eingeschwungenen Prozessen zu hängen, nur weil diese sich ggf. in der Vergangenheit als praktikabel herausgestellt haben.

Viele Kunden wünschen sich mit dem neuen HR-IT-System die sog. „Eierlegende Wollmilchsau“ – dabei sind nicht immer alle verfügbaren oder anpassbaren Module wirklich notwendig. 80 % der notwendigen Funktionalitäten können mit den meisten Standard-HR-Software-Tools abgedeckt werden. Es sollte gerade auch vor dem Hintergrund der verfügbaren Budgets geprüft werden, wieviel Individualität und damit spezifische Entwicklung tatsächlich notwendig ist.

Grundsätzlich wäre im HR-IT-Auswahlprozess etwas mehr Offenheit auf der Kundenseite wünschenswert. Diese bezieht sich vor allem auf die Standardisierung von Lösungen, die Übernahme von optimierten und erprobten Prozessen der Anbieter sowie auf die Offenheit im Ausschreibungsprozess sowie in der Gestaltung spezifischer Preismodelle.

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Was sind für Sie die typischen Phasen eines HR-IT-Auswahlprojektes?

Die typischen und wichtigsten Phasen einer HR-IT-Auswahl sind

  • die saubere Definition der Anforderungen an die IT-Lösung (Standard-Lösung oder individuelle Entwicklung),
  • die Angabe geforderter Zertifizierungen,
  • die Schaffung einer Marktübersicht,
  • der Abgleich der Anforderungen mit den Funktionalitäten der Anbieter,
  • eine saubere Definition von notwendigen Ausschreibungsunterlagen,
  • die Erstellung einer Anbieter-Shortlist,
  • die Durchführung von Anbieterpräsentationen,
  • ggf. die Kontaktierung von Referenzkunden,
  • die Durchführung eines Technikabgleiches,
  • das Führen von Verhandlungen,
  • eine saubere und realistische Projektplanung
  • sowie schließlich der Vertragsabschluss.
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Erwarten Sie noch ein Lasten- und Pflichtenheft?

Lasten- und Pflichtenhefte haben grundsätzlich wichtige Vorteile: Es wird darin genau beschrieben, was der Kunde an HR-IT-Software haben möchte hinsichtlich funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen, Sicherheitsaspekte, technische Anforderungen etc. Es gibt dadurch wenig Spielraum für Missverständnisse; es ist alles klar und sauber formuliert und auf der Basis lassen sich Angebote erstellen und Projekte planen.

Ein wesentlicher Nachteil ist allerdings die Einengung und die damit einhergehende geringe Flexibilität. Oftmals werden auch kopierte Ausschreibungen anderer Kunden benutzt oder es werden aus einer abzulösenden Software dennoch 100 % der bisherigen Funktionalitäten aus den letzten 20 Jahren als Anforderungen in das neue Lastenheft übernommen.

Wir plädieren für mehr Offenheit in der Ausschreibung und für mehr Austausch im Prozess, ggf. auf der Basis „abgespeckter“ Lastenhefte.

Es sollte ausreichend Zeit in gemeinsame Kunden-/Anbieter-Workshops gesteckt werden, um die Auswahl einer HR-Software gemeinsam voranzutreiben und nicht auf Kundenseite nur in die Erstellung eines ggf. unrealistischen Lastenheftes „abzutauchen“. Die gemeinsame Erarbeitung in Workshops klärt gleich offene Fragen, die tatsächlichen Möglichkeiten einer Software, Potenziale einer Standardisierung und der Übernahme von HR-Soll-Prozessen etc.

Was können wir für Sie tun? Nutzen Sie unser Kontaktformular für Kundenanfragen.