SAP SuccessFactors

Wir sehen in den letzten Jahren eine deutliche Verlagerung in der für die Ausschreibung verantwortlichen Organisationen: Während Ausschreibungen früher im Regelfall federführend durch die IT-Abteilung durchgeführt wurden, ist es heute vermehrt der HR Fachbereich, der seine Digitalisierungsstrategie eigenständig vorantreibt.

Diese vermeintliche „Selbstständigkeit“ verleitet unserer Erfahrung nach aber oftmals zu isolierten Betrachtungsweisen. Dabei ist das rechtzeitige Einbinden aller relevanten Stakeholder im Unternehmen einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Dazu gehören auch mögliche Mitbestimmungsgremien und Organisationsbereiche mit verknüpften oder betroffen Prozessen.

Desweiteren sehen wir häufig einen überraschend engen Projektscope: Unternehmen suchen z.B. nach der für Sie passendsten Learning Plattform, etc. und legen Anforderungskataloge vor, wie wir sie noch aus der On-Premise Welt kennen.

Erfolgreiche HR Abteilungen setzen sich vor dem Auswahlverfahren intensiv damit auseinander, wie ihre Strategie für die gesamte Mitarbeiterschaft aussehen muss, um die langfristigen Ziele und die strategische Ausrichtung der Unternehmung am effizientesten zu unterstützen.

Dabei ist ein hohes Maß an Flexibilität erforderlich, da ökonomische Veränderungen rasche Anpassungen verlangen. Bei SAP SuccessFactors nennen wir dies „Total Workforce Management“.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Frage nach der Ausbaufähigkeit der zukünftigen HR Lösung.  Vor einigen Jahren wurden IT Abteilungen mit „Bring your own device“ vor neue Herausforderungen hinsichtlich Sicherheit und Kompatibilität gestellt. Heute sieht sich dagegen der HR – Bereich einer Vielzahl von innovativen Cloud Lösungsanbietern gegenübergestellt, die mit HR Apps zur weiteren Effizienzsteigerung beitragen.

„Bring your own App“ stellt plötzlich den HR-Bereich vor die Frage, wie eine vollintegrierte Einbindung von innovativen Applikationen von Drittanbietern in die eigene HR Prozess- und Systemlandschaft einschließlich der Abbildung in die Payroll Prozesse erfolgen kann.

Für uns als Anbieter ist es wichtig, die übergeordnete HR Strategie im Kontext der Unternehmensstrategie zu verstehen sowie die KPIs, die im Rahmen eines zukünftigen Projektes positiv beeinflusst werden sollen. Wo drückt der Schuh am stärksten, welche Zwischenziele sind wichtig, was ist letztendlich das Gesamtziel?  Nur so können wir eine für den Kunden passende funktionale, aber auch prozessuale Strategie anbieten. Hier sind wir komplett flexibel und orientieren uns ausschliesslich an den Prioritäten des Kunden. Wir nennen das bei SAP SuccessFactors „Start anywhere – go everywhere“: Wir ermöglichen dem Kunden eine Abdeckung der von ihnen priorisierten Prozess-bereiche ohne die zwingende Notwendigkeit, zuerst eine neue Plattform zu schaffen und getätigte Investitionen abzuschreiben. Ebenfalls sehen wir einen frühen Austausch mit allen beteiligten IT- und Fachbereichen als erfolgskritisch an, da die Veränderungen in der Regel mannigfaltige Auswirkungen haben: Datenschutzbeauftrage, Shared Service Center Leiter, Leiter Entgeltabrechnung, etc.

Wir sehen im Gegensatz zu Auswahlprojekten in der Vergangenheit eine klare Abkehr von einem strikt phasenbezogenen Vorgehen. Der HR Fachbereich ist daran interessiert, zu verstehen, wie ein Anbieter grundsätzlich die definierte HR Strategie unterstützen kann, wie er komplexe globale rechtliche Anforderungen sowohl System- als auch Datacenter-seitig abdeckt und wie eine Verschlankung der IT Infrastrukturen (insb. durch konsequentes Abschalten von Altsystemen) erzielt wird.

Kunden beziehen uns zunehmend früher in diese Diskussionen mit ein, da sie von den Erfahrungen anderer Unternehmen profitieren möchten: Wie wurde eine erfolgreiche Transformation in die Cloud konkret geplant? Was sind die Vorgehensweisen? Was sind die Lessons-Learned? Was sind die Kostenvorteile, etc. In jüngster Zeit sehen wir ein besonders Interesse an den Themen Datenmigration und Anbindung an Payroll Systeme.

Darauf aufbauend gehen wir in die Diskussion, wie SAP SuccessFactors die HR Digitalisierung erfolgreich unterstützen kann.

Darauf aufbauend gehen wir in die Diskussion, wie SAP SuccessFactors die HR Digitalisierung erfolgreich unterstützen kann.

Die finale Entscheidungsfindung findet dann aber weiterhin formal statt:

• Anbieterpräsentation, ggf. anhand konkreter Prozesse
• Erstellung der Short list möglicher Anbieter
• Verhandlungen
• Vertragsabschluss

Unternehmen, die uns ein Lasten- und Pflichtenheft im herkömmlichen Sinne vorlegen, geben uns ein ganz klares Signal: Wir wollen nur minimale Veränderungen bzw. haben es nicht geschafft, alle beteiligten Unternehmensbereiche davon zu überzeugen, dass die Art und Weise, wie wir HR Prozesse heute abgebildet haben, nicht mehr zukunftstauglich ist.

Hier wird oftmals versucht, lediglich die technologische Plattform auszutauschen oder der HR-Lösungslandschaft einen neuen Anstrich zu verpassen. Ein modernes „Lastenheft“ dagegen beschreibt die grundsätzlich abzubildenden Prozesse und listet ggf. die sehr unternehmensspezifischen und unabdingbaren Sonderprozesse detaillierter auf.  Aber auch hier entpuppen sich vermeintliche „Sonderprozesse“ in der Detaildiskussion oftmals als „nice to have“ Anforderung.

Mit Cloud basierten IT Lösungen ist es möglich, moderne Technologien in Prozessbereiche zu integrieren und in kürzester Zeit ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Ohne zusätzliche Kosten, komplizierte Upgrades, aufwendige Testphasen unter Einbindung von Fachbereich und IT, oder sogar Zeiten ohne Systemverfügbarkeit.

Darüber hinaus bieten Cloudlösungen dem HR-Bereich die Möglichkeit, eigenständig Einstellungen, Systemanpassungen, etc. ohne Programmierkenntnisse über den Webbrowser vorzunehmen. Dafür entstehen neue Rollen, die regelmäßig die neuen möglichen Funktionen inhaltlich prüft und mit dem Fachbereich diskutiert. Hier ist neben tiefem HR Prozess-Wissen auch konkretes Applikationswissen gefragt.

Ein letzter und für Unternehmen wichtiger Aspekt ist die Dauer von Implementierungsprojekten. Cloud-basierte Lösungen sind im Standard voll lauffähig und auf Wunsch mit HR Standardprozessen vorkonfiguriert. So werden Projekte schneller umgesetzt. Projektmethoden wie „SCRUM“ oder „Agile“ tragen hierzu signifikant mit bei.

Die wichtigsten Themen drehen sich um Datenschutz, Datensicherheit, Datenhoheit, die Abdeckung von lokalen gesetzlichen Anforderungen in den jeweiligen Ländern und natürlich die EU-Datenschutzgrundverordnung, welche für alle Unternehmen ab Mai 2018 relevant ist.

Hier schaffen wir 100% Transparenz und machen Informationen zu Security, Data Protection & Privacy sowie Compliance einschließlich aller Zertifikate und sogar Systemverfügbarkeiten in Real-Time öffentlich zugänglich.

Darüber hinaus sehen wir, dass Kunden ein starkes Interesse daran haben, wie eine aktive Mitwirkung an der Ausarbeitung unserer Produkt-Roadmap ausgestaltet werden kann und wie neue innovative Ideen mit eingebracht werden können.