Workday

Auf Seiten des ausschreibenden Unternehmens muss unbedingt Klarheit über das Ziel des künftigen Projekts bestehen. Grundlage kann nur die zukünftige Zielsetzung des Unternehmens sein. Aus dieser lassen sich in einem nächsten Schritt die relevanten HR-Ziele, ebenso wie die IT-Ziele ableiten. Diese Ziele bilden im Laufe der Auswahl die Basis für das Finden der passgenauen Lösung.

Weitere wichtige Punkte sind das Wissen über die aktuellen aber auch zukünftigen HR- Prozesse und -Fähigkeiten sowie die dazugehörige HR-IT-Landschaft. In diesem Zusammenhang sollte auch das  Zusammenarbeitsmodell zwischen HR und IT beschrieben sein.

Zudem ist es wichtig, die eigenen Unternehmenswerte zu kennen, denn der zukünftige Partner muss – gerade in der Cloud-Welt – zu diesen passen.

Das ausschreibende Unternehmen sollte einen umfassenden und ausgewogenen Blick auf den Prozess der Softwareauswahl haben.

Es muss darauf geachtet werden welche Vorteile durch eine zusammenhängende Prozesslandschaft erzielt werden und welche Auswertungen bzw. Analysen hierauf basierend durchgeführt werden können.

Alle Beteiligten müssen von Anfang bis Ende komplett eingebunden sein und sogenannte „Drehtür-Demos“ (punktuelle Kurzteilnahme von Einzelinteressenten) vermieden werden.

Die HR-IT-Auswahl gliedert sich zukünftig in drei wesentliche Phasen:

Phase 1:
Definition und Dokumentation der Projektziele und die Beantwortung der Frage „Was wollen wir erreichen?“

Phase 2:
Sondierung des Marktes. Hier ist es auf der Kundenseite wichtig, sich auf den Markt einzulassen und den eigenen Prozess in den Hintergrund zu stellen. Der potentielle Kunde soll sich offen ein Bild über das machen, was Anbieter aktuell als „State of the art“ für definierte Themenkomplexe anbieten.

Phase 3:
Vergleichsprozess: Die im Rahmen der Phase 2 identifizierten Anbieter sollten Ihre Lösungen in mehreren Workshops beim Interessenten an Hand von „Scripted Demos“ präsentieren und diskutieren. In diesem Rahmen wird deutlich, was für die Zukunft relevant ist, aber auch was ggf. nicht funktioniert oder nicht mehr benötigt wird.

Auf diese Weise wird gemeinsam die Grundlage für die spätere Zusammenarbeit geschaffen.

Neben diesen Phasen muss der Kunde mit dem Anbieter natürlich auch die Themen Technologie, Sicherheit und Datenschutz besprechen.

Besonders wichtig ist das Thema Business Case. Bereits in der Evaluierungsphase sollten die kommerziellen Punkte abgestimmt werden. Neben den laufenden Kosten des Betriebs etc. sollte auch eine Nutzen-Betrachtung durchgeführt werden. Welcher Nutzen, zum Beispiel durch eine bessere Basis für Entscheidungsfindungen beim Recruiting, der Stellennachbesetzung o.ä. entsteht im Unternehmen. Workday unterstützt hier die Interessenten von Beginn an auf Basis von durchgeführten Wertrealisierungsstudien.

Wenn unsere Interessenten/Kunden eine Cloud-Lösung betrachten, dann sehen alle die gleiche Lösung gemäß dem Cloud-Prinzip „One to many“.

Bei On Premise Lösungen wird der Zustand zu einem Startzeitpunkt betrachtet, je nach Referenzkundenbesuch verändert sich dieses Bild und am Ende der Evaluationsphase hat sich das Ursprungsbild komplett verändert. Daher ist die Herangehensweise mit Lasten- und Pflichtenheft bei On Premise Lösungen sinnvoll. Bei einer Cloud-Lösung sollte dagegen das Vorgehen mit „Scripted Demos“ im Mittelpunkt stehen.

Grundsätzlich sind dies:

• Fit des Anbieters zum Kundenunternehmen,
• Benutzbarkeit sollte zukünftig stärkere Bedeutung zukommen,
• Stabilität und Performance,
• Mobile Nutzbarkeit,
• Produktstrategie,
• Konfigurierbarkeit.